① 管理区分
ア 基本的な管理区分はコード０から２０までの「固定区分」とし、小・中学校により該当しない管理区分は欠番とする。
イ 「固定区分」以外に自校で登録する場合は、コード２１以降に登録することができるが、事務の標準化のために独自設定はなるべく行わない。
ウ 管理区分と備品分類表の大分類は別個のものである。
② 品 名
ア 品名は「飯田市学校備品分類表」に用いられている名称に統一する。したがって備品を購入したときには、分類表を参照して適切な分類を決定する。
イ 新たに分類表に追加する必要が生じたときは、教育委員会が決定するのでその指示によってコード入力する。
③ 規格品質
ア その物品の有する機能、目的は、備品分類表に規定された品名と同一の分類に登録するが、当該品名と購入した商品名に著しい違いがあり、管理に支障が予想される場合には、購入した商品名をこの欄に入力することが望ましい。
④ 付属品
ア 物品そのものの本体に他の付属品として、その物品に通常ついていて、一つの物品を構成しているものをいう。
イ きわめて例は少ないので、「５物品（備品）管理の考え方、運用方針」を参考に適切に行うこと。
ウ 付属品のうち、一品３万円以上のもののみ登録し、この場合付属品の価格も登載する。
⑤ 取得先
ア 新たにコード表に追加する必要が生じたときは、教育委員会が決定するのでその指示によってコード入力する。
⑥ 取得年月日
ア 未登録備品を発見し登録する必要がある場合は、発見日をもって取得年月日として登録し、備考欄に推定取得時期等を入力する。
⑦ 保管場所１及び２
ア 保管場所１は、主として保管する場所とする。
イ 保管場所２は、時期によって保管場所の移動がある備品についてのみ入力する。移動しない備品は入力を要しない。
⑧ 備 考
備考欄には、その備品の特殊な取得経過、修理の経過などを必要に応じて簡潔に入力する。例示すればおおむね次の状況が考えられる。
ア 寄附の場合の寄附者名
イ 移管の場合でその移管元機関の名称
ウ 未登録備品を発見し登録した場合で、取得時期が予想可能なときの当該取得時期
エ 取得先と、修理先が異なる場合の当該修理先
オ 過去の修理経過で、特に必要な事項
カ 校内で特別に点検を行うための必要事項
キ その他特に必要な事項