(４) 入力事務の注意事項

①　管理区分

ア　基本的な管理区分はコード０から２０までの「固定区分」とし、小・中学校により該当しない管理区分は欠番とする。

イ 「固定区分」以外に自校で登録する場合は、コード２１以降に登録することができるが、事務の標準化のために独自設定はなるべく行わない。

ウ 管理区分と備品分類表の大分類は別個のものである。

②　品　名

ア　品名は「飯田市学校備品分類表」に用いられている名称に統一する。したがって備品を購入したときには、分類表を参照して適切な分類を決定する。

イ　新たに分類表に追加する必要が生じたときは、教育委員会が決定するのでその指示によってコード入力する。

③　規格品質

ア　その物品の有する機能、目的は、備品分類表に規定された品名と同一の分類に登録するが、当該品名と購入した商品名に著しい違いがあり、管理に支障が予想される場合には、購入した商品名をこの欄に入力することが望ましい。

④　付属品

ア　物品そのものの本体に他の付属品として、その物品に通常ついていて、一つの物品を構成しているものをいう。

イ　きわめて例は少ないので、「５物品（備品）管理の考え方、運用方針」を参考に適切に行うこと。

ウ　付属品のうち、一品３万円以上のもののみ登録し、この場合付属品の価格も登載する。

⑤　取得先

ア　新たにコード表に追加する必要が生じたときは、教育委員会が決定するのでその指示によってコード入力する。

⑥　取得年月日

ア　未登録備品を発見し登録する必要がある場合は、発見日をもって取得年月日として登録し、備考欄に推定取得時期等を入力する。

⑦　保管場所１及び２

ア　保管場所１は、主として保管する場所とする。

イ　保管場所２は、時期によって保管場所の移動がある備品についてのみ入力する。移動しない備品は入力を要しない。

⑧　備　考

備考欄には、その備品の特殊な取得経過、修理の経過などを必要に応じて簡潔に入力する。例示すればおおむね次の状況が考えられる。

ア　寄附の場合の寄附者名

イ　移管の場合でその移管元機関の名称

ウ　未登録備品を発見し登録した場合で、取得時期が予想可能なときの当該取得時期

エ　取得先と、修理先が異なる場合の当該修理先

オ　過去の修理経過で、特に必要な事項

カ　校内で特別に点検を行うための必要事項

キ　その他特に必要な事項