ア  備品データの入力者は原則として物品取扱員とし、物品取扱員は、教頭検収後備品の引き渡しを受け、納品書等によりデータを入力するものとする。

イ  物品取扱員は、備品の検査及び日常の管理に必要な場合には、備品データを出力する。

備品データは磁気ディスクに記録されるため、データの破壊、消滅などの事故は避けられない。原則として月に１回程度、備品データの複製（バックアップ）を行い、その管理には万全を期さなければならない。

修正を行う機関及び手続きは別表１のとおりとする。

①　管理区分

ア　基本的な管理区分はコード０から２０までの「固定区分」とし、小・中学校により該当しない管理区分は欠番とする。

イ 「固定区分」以外に自校で登録する場合は、コード２１以降に登録することができるが、事務の標準化のために独自設定はなるべく行わない。

ウ 管理区分と備品分類表の大分類は別個のものである。

②　品　名

ア　品名は「飯田市学校備品分類表」に用いられている名称に統一する。したがって備品を購入したときには、分類表を参照して適切な分類を決定する。

イ　新たに分類表に追加する必要が生じたときは、教育委員会が決定するのでその指示によってコード入力する。

③　規格品質

ア　その物品の有する機能、目的は、備品分類表に規定された品名と同一の分類に登録するが、当該品名と購入した商品名に著しい違いがあり、管理に支障が予想される場合には、購入した商品名をこの欄に入力することが望ましい。

④　付属品

ア　物品そのものの本体に他の付属品として、その物品に通常ついていて、一つの物品を構成しているものをいう。

イ　きわめて例は少ないので、「５物品（備品）管理の考え方、運用方針」を参考に適切に行うこと。

ウ　付属品のうち、一品３万円以上のもののみ登録し、この場合付属品の価格も登載する。

⑤　取得先

ア　新たにコード表に追加する必要が生じたときは、教育委員会が決定するのでその指示によってコード入力する。

⑥　取得年月日

ア　未登録備品を発見し登録する必要がある場合は、発見日をもって取得年月日として登録し、備考欄に推定取得時期等を入力する。

⑦　保管場所１及び２

ア　保管場所１は、主として保管する場所とする。

イ　保管場所２は、時期によって保管場所の移動がある備品についてのみ入力する。移動しない備品は入力を要しない。

⑧　備　考

備考欄には、その備品の特殊な取得経過、修理の経過などを必要に応じて簡潔に入力する。例示すればおおむね次の状況が考えられる。

ア　寄附の場合の寄附者名

イ　移管の場合でその移管元機関の名称

ウ　未登録備品を発見し登録した場合で、取得時期が予想可能なときの当該取得時期

エ　取得先と、修理先が異なる場合の当該修理先

オ　過去の修理経過で、特に必要な事項

カ　校内で特別に点検を行うための必要事項

キ　その他特に必要な事項

①　備品登録した備品には、表示票（ラベル）（様式第１号）を貼付する。なお、貼付が困難な備品については、他の方法で直接記入するなど、備品であることを明らかにする。

②　上記のほか、理振法による補助対象備品には法に定められた表示票（ラベル）を貼付する。

（時　期）

①　備品の検査は毎年２回（９月、３月）以上行う。

（検査用帳票）

②　物品取扱員は「備品検査一覧表」（様式第２号）を当該年の最初の検査時期に出力し、当該年中はその用紙を用いて検査を行う。なお、最初の検査時期以降に取得した当該年の備品については、追加出力した用紙を用いて行う。

③　必要に応じて保管場所順の「備品検索集計一覧表」（様式第３号）を補助簿として使用することができる。

（検査の方法）

④　物品管理責任者は「備品検査一覧表」と現品を照合し、数量・破損の有無等を検査する。また、表示票（ラベル）の有無・汚損にも注意し、必要に応じて再貼付する。

（検査後の処理）

⑤　物品管理責任者は「備品検査一覧表」に、検査年月日を記載、押印して物品取扱員に提出する。なお、複数ページにわたる場合はそれぞれのページに処理を行うものとする。

不用と認められる物品の処理は(7)による。

⑥　物品取扱員は、当該検査時期の備品保有状況を明らかにするために、検査を実施するたびごと「備品現在高調書」（様式第４号）を出力し、学校長の決裁を得る。

（検査用帳票の保存）

⑦  「備品検査一覧表」及び「備品現在高調書」の保存は、「飯田市小・中学校文書規程」に定めるところによる。

（備品データの提出）

⑧　教育委員会の指示により、学校の備品データを提出する。

（不用備品の特定）

①　物品管理責任者は定期又は随時に備品を検査し、不用と認める備品は「教材等不用物品処分申請書（校内用）」（様式第５号の１）により物品取扱員に処分の申請をする。

（処分申請備品の点検）

②　物品取扱員は、処分申請のあった備品を「備品検査一覧表」によって確認し、物品管理責任者立ち会いの上で点検する。

（処分の申請）

③　物品取扱員は処分申請のあった備品について、学校長立ち会いの上処分申請相当と認めたときは仮処分登録を行う。

④　教育委員会の指示する日までに、「教材等不用物品処分申請書」（様式第５号の２）を２部出力し提出する。

⑤　家電を新規購入する際に、廃棄予定の備品を引き取って処分していただくことがある。その際には教育委員会に連絡の上、「備品本体、破損部分、備品シール部分」を写真にとって残しておく。

（処分の決定）

⑥　申請により、教育委員会の現物検査を経て処分の決定がされる。なお、重要物品の処分にあたっては、会計管理者の現物検査が行われることもある。

⑦　物品取扱員は、処分決定のあった備品について本処分登録及び処分データ移行処理を行う。

（不用備品の処分）

⑧　物品取扱員は、決定された処分方法により物品管理責任者立ち会いの上処分する。なお、家電の新規購入と共に処分してしまった物品については、記録した写真を見てもらう。

（処分済みデータの保存）

⑨　処分済みデータの保存期間は、原則として当該処分年度から５年間とする。

（備品以外の不用物品の処分）

⑩　備品登録されていない物品の処分は、物品取扱員の判断により、学校長決裁の上行う。

①　毎年９月末及び３月末現在で「重要物品現在高通知書」（様式第６号）を出力し、教育委員会へ提出する。

②　重要物品とは、飯田市財務規則第２２７条の規定により１品の取得価格が１００万円以上のものをいう。

①　「備品現在高調」（監査用印刷ボタンにより作成）、「物品出納簿」（様式第７号）を出力し、提出用監査資料とする。

②　「備品現在高調書」は、指定される日までにＵＳＢとともに学校教育課へ提出する。

③　備品検査一覧表（年２回の検査実施済のもの（各物品管理責任者の押印があるもの））のうち、物品検査対象教科等のものについて写しを作成し指定される日までに、学校教育課へ提出する。