カテゴリー: ３　飯田市小・中学校文書規程の運用について

第１　文書規程制定の基本的事項

１　文書規程（以下「規程」という。）は、単に文書の取扱いに限らず、文書事務の処理全般に関して規定したものである。したがって、他に特別の定めがある場合を除き、文書事務はこの規程に従って処理されるものである。

２　文書事務の取扱いの明確化と、その責任を明らかにするため文書主任を設け、文書主任を中心に文書事務が行われることとした。

３　ファイリングシステムの採用によって、文書の分類と整理を体系化した。

第２　留意すべき事項（個別的事項）

１　第１条の２

電磁的記録とは、具体的には録音テープ、ビデオテープ、磁気ディスク、光ディスク等の媒体に記録された業務システム、データベース、電子メールなどをいう。

２　第２条

文書主任は、その職責からみて、文書事務に関する指導的な立場にある者を充てることが望ましい。

３　第３条

審査は、形式及び内容のすべてにわたるものである。

４　第４条

(1)　文書分類表による文書の整理とは、文書の収受、又は起案から保管、保存及び廃棄に至る一連の事務を規程に従って行うことをいう。

(2)　文書分類表は、文書の整理・保守等の体系的な基礎となるものであり、ファイリングシステムを成功に導くための重要なポイントである。

５　第５条

文書は、原則として即日処理に着手し、速やかに処理するものとする。また、情報公開制度及び個人情報保護制度に速やかに対応できるものとする。

６　第６条

特定なものとは、次に掲げるようなものをいう。

(1)　法令等により定められているもの

(2)　他の官公庁から指定されているもの

(3)　賞状、祝辞等のうち必要と認められるもの

７　第８条

(1)　記号は、別表に定めるところによるものとする。

(2)　文書には、その性質上、次のいずれの事項を表示しなければならない。

①　記号番号

②　発信年月日

③　あて名

④　発信者名

⑤　件名

(3)　別に定めるものとは、おおむね次のようなものである。

①　定例的な通知・依頼・回答・報告等

②　連絡事務

８　第10条

号外で処理できる軽易な往復文書とは、次のようなものとする。

(1)　刊行物、資料、物品等の送付文書

(2)　会議、研修会等の開催通知及び出席者等の報告

(3)　号外処理された照会文書に対する回答文書等

(4)　その他文書番号はなくても差し支えない軽易な内容のもの

９　第12条

法令で特別の定めがあるものとは、所得税法（昭和22年法律第27号）に定めるものをいい、保存期間を7年とする。そのほかの文書の保存期間は、当該各号に定めるものとする。この場合において、11年以上の期間保存する永年文書についても、校長は、法令等の定め、時効の完成期限等を考慮し、適切な保存期間を設定するものとする。

なお、規程第28条第１項により、10年以上保存する文書については、廃棄する際に事前協議が行われ、必要に応じ保存期間の延長もできるので設定する保存期間は必要最小限のものとする。

10　第13条

(1)　起案とは、学校の意思を決定し、これを文書として具体化する基礎となる案文を作ることであり、必ず起案文書によって決裁を得て施行しなければならない。

(2)　公用文の用字及び用語については、常用漢字表（昭和56年内閣告示第１号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）等によるべきものとする。

(3)　起案における伺い文及び本文（処理案）並びに起案文書の様式は、コンピュータ等による印刷物を使用しても差し支えない。

11　第14条

起案用紙を用いる場合の記入は、別紙１の例による。

12　第15条

内容の軽易な事案とは、７(3)に準ずる。

13　第18条

所定の手続きとは、規程第13条及び第14条による手続きにより処理することをいう。この場合において、秘密として処理した文書については、その趣旨に沿った適切な管理を行う。

14　第21条

公印を省略できる軽易な文書とは、次のようなものである。

(1)　文書の内容が軽易で大部分を印刷又は、複写したもの

(2)　不特定多数あてのもの

(3)　付せん用紙により処理するもの

なお、割印及び契印については、規定していないが、その使用方法は、おおむね次のとおりとする。

割印は、施行する文書が２枚以上にわたる場合に、文書が正しく連続し、一体となっていることを示し、文書の抜取り等の不正を防止するものであるから、証明その他権利義務等に関する文書に使用する。

契印は、決裁文書と施行文書を照合したことを証明するものであるから、その文書の真偽等の確認が必要となる可能性のある権利義務等に関する文書に使用する。

15　第22条

(1)　文書件名簿に登載する範囲は次のとおりとする。

①　官公庁の系列から到着する文書。ただし、軽易なもの（文書記号番号にないもの、ポスター、資料の配付など）を除く。

②　任意団体・民間会社等から発せられる回答を要するもの、処理経過の記録が必要なものなど、学校運営上特に重要と判断されるもの（寄附の申出、学校に対する要請等）

③　校長名で外部へ発信する文書で重要と判断されるもの（学校管理規則に基づく願・届・報告、生徒の進路に係るもの、人事に関するもの、施設・設備に係るもの、各種の申請・要請、児童生徒に関するもの等）

(2)　文書件名簿は、文書番号簿、親展（秘密）文書処理簿、文書収受簿、特殊文書収配カードの機能を備えたものである。記入例は、別紙２の例による。

(3)　親展文書は、封をしたまま収受印を押し、文書件名簿へ登載ののち、校長に提出する。

(4)　文書の収受日時が権利の得喪に関わるものは、その到着日時を文書及び文書件名簿に明記しなければならない。

(5)　文書の収受・回覧は、別紙３のとおりとする。

16　第23条

(1)　重要な文書は、文書件名簿によってその処理状況を明らかにしておかなければならない。

(2)　文書の点検、照合及び発送は、文書主任が取り扱うものとする。ただし、臨時、急施を要するもの及び機密に属する文書はこの限りでない。

(3)　ファクシミリ等により発送する場合は、電話番号等に誤りがないか十分に注意すること。

(4)　個人情報が含まれる文書については、郵送（宅配便等含む）による発送が望ましいが、やむを得ずメール・ＦＡＸ等により発送する場合は、送付先と密接に連絡をとり、誤発送のないようにすること。

17　第25条

フォルダーに入れることが適当でないものとは、一件で相当厚くなる文書、厚い設計書等をいう。

18　第26条

(1) 文書を編冊する場合、文書分類表の補助分類で行うことが原則であるが、一つの補助分類では文書量が少ないものについては、保存期間が同一の共通の第一分類で編冊する。

(2) 図書等とは、地図、図面、写真等でA4判以下の大きさにできないものをいう。

(3) 原則として、文書保存カードを作成するが、文書分類表の写しに保存内容を表記することによって文書保存カードに代えることができる。

19　第26条の2

(1) 単体の記録媒体とは、USBメモリ、外付ハードディスク、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ－Ｒ、フロッピーディスク等を指す。

(2)　共用コンピュータ内に電磁的記録を保存する場合、必要に応じてアクセス制限やパスワードを設定する等のセキュリティ対策を行う。特に、個人情報が含まれる電磁的記録を外部の者や児童生徒が容易に閲覧できることがないように注意する。

20　第27条

貸出しとは、保存文書を見るために文書庫外へ搬出することをいう。

21　第28条

廃棄とは、保存文書又は、保管文書を公務上必要としなくなった文書として、文書規程に基づく管理からはずし、処分を決定する行為である。

（別表）

校名	記号	校名	記号	校名	記号
丸山小	飯丸小	川路小	飯川小	飯田東中	飯東中
追手町小	飯追小	龍江小	飯龍小	飯田西中	飯西中
浜井場小	飯浜小	千代小	飯千小	緑ケ丘中	飯緑中
座光寺小	飯座小	千栄小	飯栄小	旭ケ丘中	飯旭中
松尾小	飯松小	上久堅小	飯上小	竜峡中	飯峡中
竜丘小	飯竜小	鼎小	飯鼎小	竜東中	飯竜中
伊賀良小	飯伊小	上郷小	飯郷小	鼎中	飯鼎中
三穂小	飯三小	和田小	飯和小	高陵中	飯高中
山本小	飯山小	上村小	飯村小	遠山中	飯遠中
下久堅小	飯下小